Firma zarabia, ale brakuje jej gotówki. Skąd biorą się problemy z płynnością finansową?

Firma ma coraz więcej klientów. Sprzedaż rośnie. Księgowość pokazuje zysk. Właściciel podpisuje kolejne kontrakty i wszystko wskazuje na to, że przedsiębiorstwo rozwija się w dobrym kierunku.

A mimo to pod koniec miesiąca pojawia się problem.

Trzeba wypłacić wynagrodzenia, zapłacić dostawcom, uregulować podatki i raty leasingów, a na rachunku zaczyna brakować pieniędzy.

Jak to możliwe?

Przecież firma zarabia.

To jedna z najważniejszych rzeczy, jakie warto zrozumieć w prowadzeniu przedsiębiorstwa:

zysk i gotówka to nie to samo.

Firma może być rentowna, a jednocześnie mieć poważne problemy z płynnością finansową. Co więcej, takie problemy mogą pojawić się nawet wtedy, gdy sprzedaż dynamicznie rośnie.

Dlaczego tak się dzieje? I – co ważniejsze – jak odpowiednio wcześnie zauważyć, że w firmie zaczyna brakować gotówki?

Zysk jest na papierze. Rachunki płacimy gotówką

Wyobraźmy sobie firmę, która w danym miesiącu sprzedała towary lub usługi za 300 tys. zł.

Koszty związane z ich realizacją wyniosły 230 tys. zł.

Na pierwszy rzut oka sytuacja wygląda bardzo dobrze. Firma wygenerowała nadwyżkę.

Problem w tym, że część klientów otrzymała faktury z terminem płatności 60 dni.

Sprzedaż została wykonana. Faktury wystawione. Przychód pojawił się w dokumentach.

Ale pieniądze jeszcze nie wpłynęły.

Tymczasem wynagrodzenia pracowników, podatki, leasingi, czynsz czy faktury od dostawców trzeba regulować na bieżąco.

I właśnie tutaj pojawia się problem płynności.

Przedsiębiorstwo może więc być rentowne, posiadać wartościowe kontrakty i dobre perspektywy, a mimo to chwilowo nie dysponować wystarczającą ilością gotówki.

Dlatego samo pytanie:

„Czy firma zarabia?”

nie wystarcza.

Trzeba również zapytać:

„Kiedy pieniądze rzeczywiście wpływają na jej rachunek?”

1. Długie terminy płatności – jedna z najczęstszych przyczyn

W wielu branżach 30-, 60-, a czasami jeszcze dłuższe terminy płatności są czymś normalnym.

Dla klienta to wygodne.

Dla dostawcy może oznaczać konieczność finansowania działalności przez kilka tygodni z własnej kieszeni.

Załóżmy, że przedsiębiorca realizuje kontrakt o wartości 200 tys. zł.

Aby go wykonać, musi kupić materiały za 100 tys. zł i zapłacić pracownikom 40 tys. zł.

Łącznie angażuje więc 140 tys. zł.

Klient zapłaci jednak dopiero po dwóch miesiącach.

Firma zarobi na kontrakcie, ale zanim to nastąpi, przez kilkadziesiąt dni musi finansować jego realizację.

Przy jednym zleceniu może nie stanowić to problemu.

Jeżeli jednak podobnych kontraktów pojawia się kilka jednocześnie, zapotrzebowanie na gotówkę gwałtownie rośnie.

Paradoksalnie więc większa sprzedaż może chwilowo pogorszyć płynność przedsiębiorstwa.

2. Szybki rozwój firmy również kosztuje

Wzrost sprzedaży zwykle traktujemy jako jednoznacznie dobrą wiadomość.

I słusznie.

Problem pojawia się wtedy, gdy tempo wzrostu jest szybsze niż możliwości finansowe przedsiębiorstwa.

Nowe zamówienia oznaczają często konieczność zakupu większej ilości materiałów, zatrudnienia pracowników, zwiększenia zapasów, wynajęcia dodatkowej powierzchni czy zakupu sprzętu.

Wydatki pojawiają się dzisiaj.

Dodatkowe przychody – dopiero za kilka tygodni lub miesięcy.

Firma może więc wejść w bardzo ciekawą sytuację: im szybciej się rozwija, tym więcej potrzebuje pieniędzy.

To jeden z powodów, dla których dynamicznie rosnące przedsiębiorstwa powinny szczególnie uważnie kontrolować przepływy pieniężne.

Sam wzrost obrotów nie gwarantuje bezpieczeństwa finansowego.

3. Pieniądze mogą być zamrożone w zapasach

Gotówka nie zawsze znajduje się na rachunku bankowym.

Czasami stoi na półce w magazynie.

Firma kupuje towary za 300 tys. zł i z księgowego punktu widzenia posiada majątek o określonej wartości.

Tyle że faktury od dostawców trzeba zapłacić teraz, a towary mogą być sprzedawane przez następnych kilka miesięcy.

Im większe zapasy, tym większa część kapitału przedsiębiorstwa zostaje w nich zamrożona.

Oczywiście w wielu branżach utrzymywanie zapasów jest konieczne.

Problem zaczyna się wtedy, gdy magazyn rośnie szybciej niż sprzedaż.

Warto więc regularnie sprawdzać nie tylko wartość zapasów, ale również jak szybko poszczególne towary rzeczywiście się sprzedają.

Towar, który od roku leży w magazynie, może dobrze wyglądać w zestawieniu aktywów, ale nie pomoże zapłacić jutrzejszej faktury.

4. Jeden duży kontrahent może zachwiać całą firmą

Duży klient daje poczucie bezpieczeństwa.

Regularnie składa zamówienia, generuje znaczną część przychodów i współpraca trwa od lat.

Ale właśnie dlatego może również stanowić ryzyko.

Jeżeli jeden kontrahent odpowiada za znaczną część sprzedaży i nagle zacznie płacić z opóźnieniem, konsekwencje mogą być bardzo poważne.

Firma nadal wystawia faktury.

Sprzedaż nadal wygląda dobrze.

Tyle że pieniądze nie pojawiają się na rachunku zgodnie z planem.

Dlatego przy ocenie płynności warto patrzeć również na koncentrację przychodów.

Czasami przedsiębiorstwo posiada dziesiątki klientów, ale w praktyce dwóch największych odpowiada za połowę obrotów.

W takiej sytuacji problemy jednego z nich szybko mogą stać się problemami naszego przedsiębiorstwa.

5. Inwestycja sfinansowana z bieżącej gotówki

Firma zgromadziła 400 tys. zł.

Właściciel postanawia kupić za 300 tys. zł nową maszynę.

Nie chce kredytu ani leasingu. Skoro pieniądze są na rachunku, płaci gotówką.

Ekonomicznie może to być bardzo dobra inwestycja.

Problem w tym, że po zakupie przedsiębiorstwu zostaje tylko 100 tys. zł rezerwy.

Maszyna będzie generowała dodatkowe przychody przez wiele lat, ale firma pozbyła się większości swojej gotówki jednego dnia.

Jeżeli w kolejnym miesiącu opóźni się płatność od dużego klienta albo pojawi się niespodziewany wydatek, może zabraknąć pieniędzy na bieżącą działalność.

To właśnie dlatego przy większych inwestycjach warto patrzeć nie tylko na koszt finansowania.

Równie ważne jest pytanie:

ile gotówki pozostanie w firmie po realizacji inwestycji?

Czasami przedsiębiorca może pozwolić sobie na zakup za gotówkę, ale z punktu widzenia płynności wcale nie oznacza to, że powinien wykorzystać wszystkie dostępne środki.

6. Sezonowość może tworzyć złudny obraz sytuacji

Nie każda firma zarabia równomiernie przez cały rok.

W jednej branży najlepsze są miesiące wakacyjne, w innej końcówka roku, a jeszcze w innej wiosna.

Jeżeli przedsiębiorca patrzy wyłącznie na roczny wynik finansowy, może nie zauważyć problemu.

Firma w całym roku może być bardzo rentowna, ale przez dwa lub trzy miesiące generować znacznie mniej gotówki.

Jeżeli w tym samym okresie trzeba regulować stałe koszty, raty czy podatki, może pojawić się luka płynnościowa.

Dlatego firmy sezonowe powinny planować przepływy finansowe z większym wyprzedzeniem.

Dobry sezon powinien nie tylko przynosić zysk, ale również pozwolić zgromadzić rezerwę na słabsze miesiące.

7. Podatki również trzeba uwzględnić w przepływach

Jednym z częstych błędów jest traktowanie całego salda rachunku jako pieniędzy dostępnych dla przedsiębiorstwa.

Tymczasem część tych środków będzie potrzebna na podatki, składki czy inne zobowiązania publicznoprawne.

Szczególnie po bardzo dobrym miesiącu saldo może wyglądać imponująco.

Właściciel podejmuje więc decyzję o zakupie sprzętu, wypłacie większej kwoty albo kolejnej inwestycji.

Kilka tygodni później przychodzą zobowiązania podatkowe.

I nagle okazuje się, że gotówki jest znacznie mniej, niż przedsiębiorca zakładał.

Dlatego warto traktować przyszłe podatki jako pieniądze, które nie są w pełni wolną gotówką firmy, nawet jeżeli fizycznie nadal znajdują się na rachunku.

8. Zbyt wysokie stałe koszty odbierają firmie elastyczność

Wynagrodzenia, czynsze, leasingi, abonamenty, raty kredytów, usługi zewnętrzne.

Wraz z rozwojem firmy rosną również koszty stałe.

Dopóki sprzedaż utrzymuje się na wysokim poziomie, wszystko wygląda dobrze.

Problem pojawia się przy pierwszym słabszym okresie.

Przychody mogą spaść o 20%, ale większość kosztów pozostanie dokładnie taka sama.

Dlatego warto wiedzieć, ile firma musi zarobić każdego miesiąca, aby pokryć swoje stałe zobowiązania.

Im większa część kosztów jest sztywna, tym mniejszy margines bezpieczeństwa posiada przedsiębiorstwo.

Jak wcześniej zauważyć problem z płynnością?

Problemy z gotówką rzadko pojawiają się całkowicie bez ostrzeżenia.

Zazwyczaj wcześniej można zauważyć pewne sygnały.

Coraz częściej firma zaczyna wykorzystywać cały dostępny limit w rachunku.

Płatności dla dostawców są przesuwane o kilka dni.

Właściciel regularnie czeka na wpływ konkretnej faktury, żeby móc zapłacić kolejne zobowiązania.

Rosną należności od klientów.

Rośnie magazyn.

Firma osiąga coraz większą sprzedaż, ale saldo rachunku praktycznie się nie zwiększa.

To moment, w którym warto dokładnie przeanalizować przepływy pieniężne.

Nie wtedy, kiedy na rachunku zostało już kilka tysięcy złotych.

Znacznie wcześniej.

Cash flow – raport, który warto rozumieć

Przedsiębiorcy bardzo często skupiają się na dwóch liczbach:

przychodzie i dochodzie.

Warto dodać do nich trzecią:

przepływy pieniężne.

Najprościej mówiąc, cash flow pokazuje, skąd w firmie pojawia się gotówka i gdzie jest wydawana.

Nie trzeba być księgowym ani analitykiem finansowym, żeby korzystać z tej wiedzy.

Czasami wystarczy prosta prognoza na kolejne tygodnie lub miesiące:

ile pieniędzy znajduje się obecnie na rachunku,

jakich wpływów oczekujemy,

kiedy rzeczywiście powinny się pojawić,

jakie płatności musimy wykonać,

ile gotówki pozostanie po ich uregulowaniu.

Taka analiza potrafi pokazać problem znacznie wcześniej niż rachunek zysków i strat.

Finansowanie płynności – kiedy może mieć sens?

Zewnętrzne finansowanie nie jest rozwiązaniem każdego problemu z gotówką.

Ale w określonych sytuacjach może być bardzo użytecznym narzędziem.

Jeżeli firma jest rentowna, ma zamówienia i klientów, a problem wynika głównie z różnicy pomiędzy terminami wpływów i wydatków, finansowanie może pomóc tę lukę wypełnić.

Przykładem może być kredyt obrotowy, limit w rachunku czy faktoring.

Każde z tych rozwiązań działa inaczej i powinno być dopasowane do źródła problemu.

Jeżeli przedsiębiorstwo czeka długo na zapłatę faktur, interesującym rozwiązaniem może być finansowanie należności.

Jeżeli zapotrzebowanie na gotówkę zmienia się w ciągu roku, większą elastyczność może zapewnić limit.

Jeżeli natomiast firma potrzebuje środków na konkretny, krótkoterminowy cykl działalności, można rozważyć finansowanie obrotowe o odpowiedniej konstrukcji.

Kluczowe jest jednak jedno:

najpierw diagnoza problemu, później produkt finansowy.

Kiedy kolejny kredyt nie rozwiąże problemu?

To być może najważniejsza część całego artykułu.

Jeżeli firma ma problem z płynnością dlatego, że klienci płacą po 60 dniach, a dostawcom trzeba płacić po 14 dniach, mamy do czynienia z określoną luką finansową.

Jeżeli jednak przedsiębiorstwo każdego miesiąca generuje stratę, sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Kolejny kredyt może wtedy jedynie odsunąć problem.

Firma otrzyma dodatkowe 200 tys. zł i przez kilka miesięcy będzie mogła regulować zobowiązania.

Ale jeżeli podstawowa działalność nadal będzie przynosiła stratę, pieniądze w końcu się skończą.

Pozostanie natomiast dodatkowa rata.

Dlatego przed zaciągnięciem finansowania trzeba odpowiedzieć na podstawowe pytanie:

czy potrzebujemy pieniędzy na przejściową lukę płynnościową, czy próbujemy finansować trwałą nierentowność?

To dwie zupełnie różne sytuacje.

Z praktyki doradcy: sprzedaż rośnie, a pieniędzy jest coraz mniej

Wyobraźmy sobie firmę usługową, której sprzedaż bardzo szybko rośnie.

Rok wcześniej miesięczne przychody wynosiły około 200 tys. zł.

Teraz firma wystawia faktury na 350–400 tys. zł.

Na papierze wszystko wygląda znakomicie.

Problem w tym, że największe kontrakty mają 60- i 90-dniowe terminy płatności.

Aby je realizować, przedsiębiorca zatrudnił dodatkowych pracowników i ponosi większe koszty już dzisiaj.

Powstaje paradoks:

firma jest większa, ma więcej klientów i więcej zarabia, ale jednocześnie posiada mniej wolnej gotówki.

Problemem nie jest brak rentowności.

Problemem jest finansowanie wzrostu.

W takiej sytuacji właściwie dobrane finansowanie obrotowe może pomóc dostosować przepływy pieniężne do nowej skali działalności.

Ale równie ważne może być skrócenie terminów płatności, negocjowanie zaliczek, zmiana warunków współpracy z dostawcami czy lepsze zarządzanie należnościami.

Finansowanie jest więc tylko jednym z elementów rozwiązania.

Ile gotówki powinna mieć firma?

Nie istnieje jedna uniwersalna liczba.

Firma usługowa o niewielkich kosztach stałych może potrzebować zupełnie innej rezerwy niż przedsiębiorstwo produkcyjne zatrudniające kilkudziesięciu pracowników.

Warto jednak określić własny minimalny poziom bezpieczeństwa.

Można zacząć od prostego pytania:

Jak długo firma mogłaby normalnie funkcjonować, gdyby przez pewien czas nie otrzymała żadnego nowego wpływu?

Miesiąc?

Dwa tygodnie?

Kilka dni?

Sama odpowiedź potrafi bardzo dużo powiedzieć o sytuacji przedsiębiorstwa.

Im większa nieprzewidywalność przychodów i im wyższe stałe koszty, tym większe znaczenie ma odpowiednia rezerwa.

Podsumowanie – rentowność to nie wszystko

Dobra firma powinna zarabiać.

Ale powinna również posiadać pieniądze w odpowiednim momencie.

Można mieć wysoką sprzedaż, atrakcyjne kontrakty, wartościowy majątek i wykazywać zysk, a mimo to mieć problem z zapłaceniem bieżących zobowiązań.

Dlatego zarządzanie płynnością jest równie ważne jak kontrolowanie rentowności.

Warto obserwować terminy płatności klientów, poziom należności i zapasów, koszty stałe, planowane podatki oraz rzeczywiste przepływy pieniężne.

Szczególną ostrożność należy zachować podczas szybkiego rozwoju przedsiębiorstwa.

Bo wzrost, choć jest bardzo dobrą wiadomością, również trzeba sfinansować.

Jeżeli pojawia się luka płynnościowa, zewnętrzne finansowanie może być właściwym narzędziem – pod warunkiem że rozumiemy jej przyczynę.

Jeżeli natomiast problemem jest trwała nierentowność działalności, kolejny kredyt najczęściej nie rozwiąże źródła problemu.

Dlatego zanim przedsiębiorca zapyta:

„Skąd wziąć dodatkowe pieniądze?”

warto, żeby najpierw odpowiedział sobie na pytanie:

„Dlaczego tych pieniędzy zaczyna brakować?”

Bo właśnie od tej odpowiedzi powinna zaczynać się każda rozsądna decyzja dotycząca płynności finansowej firmy.