Koszty przy prowadzeniu gabinetu lekarskiego

Może nie dla wszystkich jest to oczywiste, ale prowadzenie gabinetu lekarskiego nie jest ani łatwe ani proste. Wymaga codziennego pokonywania wielu trudności i problemów.

W czasach dużej konkurencji, musimy zapewnić najwyższą jakość usług oraz zapewnić jego nowoczesne wyposażenie.

Jednak oprócz najważniejszej funkcji, jaką jest leczenie pacjentów, musi również przynosić zysk. Wiąże się z to nieodzownie z optymalizacją kosztów.

Oczywiście każdy się zgodzi, że racjonalne zarządzanie gabinetem lekarskim, jak i każdej innej działalności to bardzo ważna rzecz. No właśnie, racjonalne – co to dokładnie oznacza?

Gabinet musi generować przychody, a biorąc pod uwagę charakter działalności, te gwarantują przede wszystkim pacjenci.

Czyli jeden aspekt to nasi pacjenci. Warto zatem definitywnie zadbać o nowych pacjentów, nie zapominając jednocześnie o tych, którzy korzystają z naszych usług i dbać o ich lojalność.

Druga bardzo ważna rzecz, to nasze wydatki.

Te z kolei możemy podzielić na takie, które możemy odliczyć od przychodu i takie, które nie zmniejszą naszego obciążenia podatkowego.

Cała kwestia polega na tym, aby nasze wydatki (koszty, które można odliczyć) stanowiły większość w budżecie naszego gabinetu lekarskiego.

Poniżej podamy kilka przykładów, co możemy zaliczyć do kosztów prywatnej praktyki lekarskiej i tym samym pomoże nam na optymalizację naszych zobowiązań podatkowych.

Zatem po kolei:

Lokal gdzie mamy się gabinet

Gabinet wymaga przede wszystkim miejsca, w którym będziemy go prowadzić. Mamy tutaj na myśli lokal użytkowy, który pomieści sam gabinet, poczekalnię czy ewentualną rejestrację.

Gabinet zatem może nam pomóc ograniczyć zobowiązania podatkowe i możemy koszty z nim związane zaliczyć do kosztów naszej działalności. W przypadku, kiedy nieruchomość jest naszą własnością możemy zaliczyć na poczet kosztów wydatki na adaptację lub remont, lub opłaty za media.

W przypadku, kiedy posiadany lokal jest wciągnięty na listę środków trwałych, poniesione przez nasz koszty związane z jego nabyciem, możemy zrekompensować odpisami amortyzacyjnymi. Lokal uznany za użytkowy podlega amortyzacji stawką w wysokości 2,5%.

Kiedy lokal jest wynajmowany, kosztem staną się wydatki związane z wynajmem. W tym przypadku konieczne jest sporządzenie odpowiedniej umowy z właścicielem nieruchomości.

Pracownicy naszego gabinetu

W niektórych przypadkach gabinet lekarski to właściwie sam lekarz. Bywa, że samodzielnie zajmuje się wszystkimi sprawami, także związanymi z odbieraniem telefonów, rezerwacją wizyt itp. Jest to jednak duże obciążenie i do tego w znaczny sposób obniża efektywność funkcjonowania gabinetu.

Reasumując, znakomita większość gabinetów lekarskich nie może sprawnie działać bez dodatkowych pracowników w oparciu o osobę samego lekarza.

Zatrudnienie każdego pracownika, takiego jak recepcjonistka, osoba dbająca o czystość czy czasem pielęgniarka, wiąże się z wypłacaniem wynagrodzenia oraz płacenia składek. Te wydatki także możemy spokojnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Wyposażenie gabinetu

Gabinet lekarski, to nie tylko sam gabinet stricte. Oczywiście do uzyskania kosztów działalności możemy zaliczyć zakup sprzętu specjalistycznego. Odpisać koszty związane z leasingiem (rata leasingu), czy odsetki w przypadku kredytu firmowego.

Gabinet lekarski to jednak również recepcja, poczekalnia bez których funkcjonowanie jest właściwie niemożliwe. Całe wyposażenie takie jak: meble, komputery, drukarki oraz inne urządzenia składające się na wyposażenie możemy uznać za koszt naszej działalności.

Specjalne uniformy

Odzież, którą używamy do prowadzenia gabinetu, mamy tutaj na myśli przede wszystkim fartuchy medyczne czy obuwie jak najbardziej możemy zaliczyć w koszty naszej działalności. W przypadku ubrań trzeba jednak zachować ostrożność, gdyż np. zakup garnituru czy ogólnie stroju reprezentacyjnego, w którym rzeczywiście będziemy występować na medycznych kongresach czy szkoleniach nie możemy zaliczyć już do wydatków działalności, które możemy „wrzucić w koszty”.

Działania marketingowe

Branża medyczna i same gabinety lekarskie posiadają dość spore ograniczenia, jeżeli chodzi o reklamę. Nie oznacza to jednak, że nie mogą zupełnie prowadzić działalności reklamowej, a tym samym prowadzić działań marketingowych.

W obecnych czasach funkcjonowanie dobrze działającego gabinetu lekarskiego czy przychodni nie ma racji bytu bez własnej strony internetowej, funpagea na portalu społecznościowym czy istnienia na portalach medycznych, gdzie pacjenci mogą przeczytać opinię o lekarzu czy zarezerwować w prosty sposób wizytę.

Wykonanie strony internetowej, zapewnienie widoczności swojej firmy podczas wyszukiwania, utrzymanie serwera, prowadzenie fanpagea, to koszty z którymi musimy się liczyć by poważnie myśleć o prowadzeniu działalności.

Wyżej wymienione koszty możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Do kosztów możemy również zaliczyć wszelkie wydatki na profesjonalne przygotowanie profili zawodowych na stronach medycznych, przygotowanie tablic informacyjnych czy ulotek.

Kwestia składek i ubezpieczenia

Każdy lekarz odprowadza składkę na Okręgową Izbę Lekarską. Opłata ta wynika z ustawy Naczelnej Rady Lekarskiej, gdzie została również określona wysokość tych miesięcznych składek. Ze względu na fakt, że ta składka jest obowiązkowa, możemy ją również zaliczyć do naszych kosztów prowadzenia działalności.

Podobnie wygląda kwestia obowiązkowego ubezpieczenia OC, które chroni lekarza przed ewentualnymi szkodami wynikającymi z udzielenia usług zdrowotnych. Wysokość tej składki, również możemy zaliczyć na poczet naszych kosztów.

Wydatki związane z pacjentami

Ta kategoria najczęściej nam umyka w kwestii zaliczania ich do kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Co możemy zaliczyć do tej kategorii?

Na przykład prasę i kolorowe czasopisma dla Klientów oczekujących na wizytę. Przekąski, woda mineralna, kawa, itp. to wydatki, które również możemy zaliczyć do kosztów.

Jeżeli prowadzimy gabinet poza miejscem naszego zamieszkania (w innym przypadku fiskus może zakwestionować zakup i zaliczyć go jako prywatny), do kosztów możemy zaliczyć również zakup telewizora do poczekalni czy innego sprzętu, z którego mogą korzystać pacjenci.

Powyższe przykłady, to przykładu wydatków, które możemy spokojnie potraktować jako koszty związane z prowadzeniem działalności, jaką jest gabinet lekarski. Dla stuprocentowej pewności, przed zaliczeniem ich na poczet kosztów warto przedyskutować to z naszą księgową.

Dzięki temu unikniemy niepotrzebnych błędów oraz wyjaśnień w Urzędzie Skarbowym.