Jak obniżyć koszty prowadzenia naszej firmy?

Koszty i wydatki to nieodzowny element związany z prowadzeniem działalności. Zaczyna się już przy jej zakładaniu: założenie i prowadzenie strony internetowej, wynajem biura, zakup wyposażenia. Dalej wcale nie jest ani lepiej ani łatwiej. Zatrudnienie pracowników, zakup wyposażenia, inwestycje by nie zostać w tyle za konkurencją.

W dniu dzisiejszym postaram się przedstawić kilka sposobów na obniżenie kosztów prowadzenia naszej działalności.

Zmniejszenie wydatków to również zmniejszenie podatków, czyli właściwie zwiększenie kosztów, ale nad tym skupię się w kolejnym artykule, w którym powiem jakie wydatki można bezpiecznie „wrzucić” w koszty. Dzisiaj skupię się na tym jak możemy zmniejszyć realne wydatki, które ponosimy regularnie prowadząc firmę.

Każdy biznes rządzi się swoimi prawami, dlatego musimy pamiętać, że każde działanie powinno zostać świadomie dobrane dla indywidualnego przypadku.

Ta sama kwestia tyczy się oszczędności. Należy zawsze zrobić przegląd swoich finansów. Czasem nawet niewielkie wydawałoby się zmiany mogą przynieść wymierne oszczędności w ujęciu długofalowym.

Poniżej kilka rad jak obniżyć wydatki i koszty naszej działalności.

• Nowoczesne rozwiązania, poprawiające kontakt z naszym Klientem

Obecna sytuacja związana z pandemią jedynie to potwierdza. Inwestycja w nowoczesne sposoby komunikacji jest bardzo dobrym pomysłem. Mamy czasy kiedy to czas jest najcenniejszą walutą na rynku. Telefonia internetowa, komunikatory typu Skype, Google Meet czy Zoom na dobre zagościły się w naszym życiu. Takie rozwiązania pozwalają utrzymywać stały kontakt z naszymi Klientami. Dlaczego takie rozwiązanie w ogóle się tu znalazło? Daje ono nie tylko szansę na stały kontakt czy utrzymywanie relacji z naszym Klientem, który może być naprawdę daleko, ale również daje możliwość cięcia wydatków związanych z podróżami służbowymi naszych pracowników.

• Zdalne szkolenia kadry

Dobre szkolenia dla naszych pracowników nie muszą zawsze oznaczać dużych wydatków. Warto w tym celu poszukać oferty firm szkoleniowych, które posiadają w swojej ofercie szkolenia w ramach funduszy europejskich. Dzięki temu, że firmy korzystają z dotacji unijnych, możemy liczyć na znacznie mniejszy koszt takich szkoleń. Tym bardziej teraz ze względów sytuacji pandemicznej, większość takich szkoleń jest oferowana w formie zdalnej. Nie wymaga to wysyłania pracowników do siedziby firmy szkoleniowej, często do innego miasta i pozwala na wymierne oszczędności.

• Wynajem biura? Nie zawsze jest to konieczne.

W zależności od charakteru naszej działalności, szczególnie na samym początku jej prowadzenia warto zainteresować się takim rozwiązaniem. Coworking bo o takim rozwiązaniu tutaj chciałbym wspomnieć, ma na pewno szereg zalet. Wynajem przestrzeni, czy np. biurka w przestrzeni wspólnej bardzo często jest rozwiązaniem wystarczającym, szczególnie na początkowym etapie naszej firmy. Takie rozwiązanie daje nam za znacznie mniejsze nakłady finansowe, dostęp do np. wyposażonej sali konferencyjnej czy sprzętu biurowego. Ceny oczywiście zależą od lokalizacji, ale za ok. 50 zł możemy liczyć na dzienny wynajem przestrzeni biurowej.

• Obniżenie kosztów IT

W tym punkcie chciałbym wspomnieć o kilku aspektach. Pierwszy to wybór środowiska pracy. Coraz więcej firm wybiera rozwiązanie polegające na pracy w chmurze. Takie rozwiązanie pozwala obniżyć koszty związane z całą infrastrukturą informatyczną. Jeżeli chodzi o oprogramowanie, szczególnie na początku działalności można pomyśleć o szeroko dostępnych rozwiązaniach, jakie dają bezpłatnie dostępne programy tzw. Open Source. Mam tutaj na myśli np. pakiet Apache Open Office, który jest bezpłatną alternatywą dla Microsoft Office. Większość firm oprócz pakietu biurowego potrzebują również programu CRM. Tutaj ciekawą alternatywą może być darmowy program Bitrix24.

Jeżeli chodzi o sprzęt, to ciekawym rozwiązaniem może być zakup sprzętu poleasingowego. Taki sprzęt najczęściej pochodzi z korporacji, które zamiast wykupować sprzęt po zakończeniu leasingu, decydują się na jego wymianę. Taki sprzęt, sprzedawany jest przez firmy leasingowe, często po atrakcyjnych cenach. Jeżeli mamy trochę czasu można pokusić się o poszukanie interesującego nas sprzętu na aukcjach komorniczych. Zakup pełnowartościowego sprzętu za kwoty rzędu połowy ceny rynkowej nie są tam rzadkością.

• Pieniądze z odpadów

To często zapominany aspekt, dotyczy przede wszystkim firm produkcyjnych. Przy takim rodzaju działalności mamy często do czynienia z odpadami pozostającymi z procesu produkcji. Niekiedy zamiast płacić dodatkowo za odbiór i utylizację odpadów, możemy znaleźć odbiorcę, który nie tylko je za darmo odbierze, ale mamy świadomość, że zostaną ponownie przetworzone i wykorzystane.

• Dobre konto firmowe

Na wybór konta dla naszej firmy warto poświęcić nieco czasu. Warto przejrzeć oferty różnych banków. Przykładowy ranking najlepszych kont firmowych: https://www.bankier.pl/wiadomosc/ranking-najlepszych-kont-firmowych

Dzięki temu możemy znaleźć nie tylko konto, które będzie najmniej kosztować i będzie najbardziej odpowiednie dla naszego biznesu, ale teraz banki dodatkowo do konta oferują również ciekawe darmowe usługi. Niektóre banki np. oferują darmową obsługę księgową lub darmowy serwis urządzeń biurowych.

• Usługi księgowe

W zależności od sposobu prowadzenia działalności, powinniśmy zastanowić się nad sposobem prowadzenia księgowości. Kiedy mamy niewielką działalność, która w miesiącu ma dosłownie kilka faktur i nie przeprowadza licznych transakcji, możemy zamiast zatrudniać biuro księgowe, skorzystać z usług księgowości on-line. Dodatkowo tak jak pisałem w poprzednim punkcie, warto przejrzeć się ofertom dodatkowym przy wyborze konta, ponieważ niektóre banki oferują w ramach konta firmowego prowadzenie księgowości lub chociaż dają dostęp do aplikacji umożliwiających fakturowanie.

• Reklama

Czasy gdy ulotki czy reklama w lokalnej prasie przynosiła wystarczający efekt definitywnie minęły. W dobie internetu oraz social mediów to głównie te kanały decydują o tym, czy o naszej firmie usłyszy ktoś jeszcze oprócz naszych znajomych i rodziny. Oczywiście przy wyborze kampanii należy wziąć pod uwagę charakter naszej działalności i do jakiego Klienta będziemy ją kierować. Jest bardzo dużo firm gotowych za odpowiednią opłatą prowadzić nasz fanpage czy zbudować i zarządzać naszą stroną internetową, ale zawsze warto porozmawiać przynajmniej z kilkoma i porównać ich oferty. Stawki mogą różnić się dość znacznie, a niektóre proponowane rozwiązania bywają po prostu zbędne i przyniosą jedynie korzyść agencji reklamowej.

• Praca zdalna

Ostatnie miesiące i sytuacja na całym świecie pokazała, że taki model w wielu przypadkach się sprawdza. Oczywiście nie dla wszystkich rodzajów działalności takie rozwiązanie się nadaje, ale sprawdza się szczególnie w przypadku zadaniowego charakteru pracy naszych pracowników. Niezaprzeczalnym atutem w takim przypadku jest zminimalizowanie kosztów biurowych czy opłat za media. Dzięki dostępnym rozwiązaniom mamy stały kontakt z pracownikiem i możemy monitorować jego postępy w pracy.

Przedstawione powyżej propozycje ograniczenia kosztów związanych z prowadzeniem naszej działalności mogą wydawać się oczywiste jednak często zapominamy o właśnie tak prostych rozwiązaniach, które często pozwalają przynieść wymierne korzyści. Oczywiście nie wszystkie możemy zastosować w każdej z branż, a wprowadzanie ich jest uzależnione od wielu indywidualnych czynników, o których musimy pamiętać.