Jakie wydatki możemy „wrzucić” w koszty firmy?

We wcześniejszym artykule opisałem sposoby obniżenia kosztów prowadzenia naszej firmy. W dzisiejszym artykule postaram się opisać jakie wydatki związane z prowadzeniem naszej firmy możemy bezpiecznie zaksięgować jako koszty prowadzenia działalności.

Zasada w sumie jest prosta: Im wyższe koszty uzyskania przychodu ponosimy, tym niższy podatek przyjdzie nam zapłacić. Z jednej strony proste, ale dużo przedsiębiorców wrzuca w koszty własnej działalności praktycznie wszystko co się da: drogie meble, biżuterię czy ekskluzywne zegarki. Niestety tak nie można.

W dzisiejszym artykule opiszę, co możemy bezpiecznie wrzucić w koszty, bez obawy, że jak to niektórzy mówią „smutny” pan będzie kręcił nosem.

Tak jak pisałem wcześniej, dzięki temu, że dzięki wysokim kosztom, płacimy niższy podatek dochodowy. Z tego powodu, wielu szczególnie młodszych stażem przedsiębiorców wrzuca w koszty niemal wszystkie swoje wydatki, niekiedy również także te czysto prywatne. Niestety nie ma tak cudownie i Urząd Skarbowy ma prawo i oczywiście często z niego korzysta, by sprawdzić i zakwestionować zasadność takich zakupów.

Koszty firmowe, czyli właściwie co?

Zgodnie z polskimi przepisami kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Reasumując, wydatek, aby mógł być kosztem dla firmy, musi mieć definitywnie związek z przychodami firmy.

I tutaj jest sedno sprawy, że dany zakup został faktycznie dokonany aby:

• Pozyskać lub utrzymać naszego Klienta
• Świadczyć usługi dla naszych Klientów
• Dbać o w sensie socjalnym o naszych pracowników oraz ich rozwój

W takich przypadkach możemy taki zakup wrzucić w koszty naszej firmy. To właśnie na nas, jako właścicieli firmy spoczywa obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskaniem przychodu.

Warto dobrze dokumentować nasze zakupy firmowe i najlepiej je dobrze opisać. Będzie to wymagane podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Takie dokumenty to przede wszystkim:

• Faktury
• Rachunki
• Umowy i rachunki do umów.

Koszty firmowe a odliczenie podatku VAT

W przypadku, kiedy jesteśmy podatnikiem VAT i dokonujemy zakupów firmowych, wiąże się to nie tylko z obniżeniem opodatkowania, ale także możliwością obniżenia kwoty VAT-u do zapłaty.

Prawo do obniżania VAT-u od sprzedaży przysługuje nam wtedy, kiedy zakup jest związany z naszą działalnością. Jest od tego niestety sporo wyjątków. Dlatego przy okazji szczególnie większych kwot, warto upewnić się u swojego księgowego, czy dany zakup można odliczyć także od VAT.

Czyli co możemy wrzucić w koszty?

1. Biuro

W tym przypadku bez względu na to, czy wynajmujemy biuro czy prowadzimy zarejestrowaną działalność w swoim mieszkaniu, możemy do kosztów prowadzenia działalności zaliczyć część wydatków z tym związanych

Czynsz i media

Czynsz za wynajem biura to oczywisty koszt naszej działalności. Mam na myśli tutaj nie tylko sam czynsz, ale np. opłaty za media i chociażby Internet. Warunkiem koniecznym jest posiadanie faktur wystawionych na naszą działalność. W przypadku prowadzenia działalności w swoim domu czy mieszkaniu, musimy oszacować jaka powierzchnia jest przeznaczona na wykonywanie działalności. W takim przypadku możemy proporcjonalnie odliczyć cześć wydatków związanych z czynszem i innymi opłatami.

Wyposażenie biura

Mam tutaj na myśli np. meble biurowe, takie jak biurko czy fotel biurowy. Oczywiście tutaj możemy popuścić wodze fantazji odnośnie np. biurka za kilkanaście tysięcy złotych, ale tutaj Urząd Skarbowy może poddać pod wątpliwość zasadność takiego zakupu. Więcej napiszę na ten temat w kosztach reprezentacyjnych, na końcu artykułu. W przypadku akcesoriów biurowych, jak teczki, segregatory, długopisy czy tonery, raczej na pewno nikt nie będzie miał wątpliwości co do zasadności zakupów.

2. Sprzęt i usługi

Tutaj bez względu na branżę, możemy zaliczyć sprzęt komputerowy i konieczne do prowadzenia działalności oprogramowanie.

Komputer, drukarka, telefon

Tutaj nie ma jakichś konkretnych ograniczeń jeżeli chodzi o ilość sprzętu. Jednocześnie w przypadku zakupu kilkunastu telefonów czy komputerów, kiedy prowadzimy JDG, może wzbudzić podejrzenia urzędu skarbowego.

Usługi telekomunikacyjne

W przypadku, kiedy mamy umowę na telefon lub internet na swoją działalność, możemy bez obaw zaksięgować pełną kwotę z tego tytułu w koszty.

Oprogramowanie

Tutaj mamy do czynienia z wszelkimi wydatkami na oprogramowanie komputerowe takie jak: system operacyjny, pakiet biurowy, antywirus czy program CRM

3. Koszty pracownicze

Ta część, związana z zatrudnieniem pracowników w naszej firmie, stanowi w dużej liczbie szczególnie mniejszych firm główny element kosztów.

Wynagrodzenia

Do naszych kosztów działalności możemy zaliczyć wydatki związane z umowami dla pracowników w kwotach brutto, czyli do wynagrodzeń dodajemy składki ZUS (płacone przez pracownika plus podatki) oraz część składek ZUS płaconych przez pracodawcę. Zasada ta tyczy się zarówno dla umów o pracę, jak i umów zlecenie.

Dodatki pozapłacowe dla pracowników

Mam tutaj na myśli np. karty multisport, fitprofit, pakiety opieki medycznej itp. Co prawda w razie czego powinniśmy być w stanie wykazać zależność pomiędzy tymi wydatkami z przychodami w naszej firmie, ale o ile nie jest to prywatny trener jogi czy indywidualny masażysta, to żaden urząd skarbowy nie powinien robić z tym problemów.

4. Wyjazdy oraz imprezy firmowe

W tym przypadku właściwie wszystkie spotkania integracyjne oraz szkolenia przeznaczone dla pracowników czy Klientów możemy wrzucić w koszty naszej działalności. Nie zapominajmy, że jak w poprzednich rodzajach wydatków, w razie czego, możemy być poproszeni o wskazanie związku tych wydatków z naszą firmą. A tutaj można popuścić wodze fantazji, zatem roztropnie 😊.

Integracje pracowników

Co prawda ostatni okres pandemiczny dość mocno ogranicza wypady integracyjne pracowników, ale miejmy nadzieję, że wszystko to minie jak najszybciej i będziemy mogli tak jak dawniej wybrać się z naszymi pracownikami na firmową kolację, kręgle, paintball czy chociażby wspólny wypad za miasto.  Wszystkie tego typu wydatki możemy zaliczyć do kosztów naszej firmy.

W przypadku usług gastronomicznych czy noclegowych nie będziemy mogli odliczyć VAT-u (wydatek będzie w kwocie brutto).

Spotkania z Klientami

Tutaj mam na myśli np. obiad, kolację z Klientem w restauracji (na razie raczej nam to nie wyjdzie…), ale tego typu wydatki możemy spokojnie zaliczyć do kosztów związanymi z prowadzeniem naszej działalności.

Wyjazdy i podróże służbowe

W tym przypadku też nie powinno być żadnego problemu z zaksięgowaniu tego w koszty uzyskania przychodu. Koniecznym jest jedynie fakt udokumentowania podróży służbowej, czyli bilet, paragony za przejazd autostradą itp.

5. Szkolenia i kursy

W koszty naszej działalności możemy zaliczyć również wydatki przeznaczone na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, np. kursy językowe czy studia.

Szkolenia i kursy

Tutaj nie ma wymogu, że mają być przeznaczone tylko dla naszych pracowników. Możesz również inwestować w swoje umiejętności i kompetencje. Takie wydatki możesz również spokojnie zaliczyć do kosztów Twojej działalności.

6. Promocja firmy

Tutaj mam na myśli koszty poniesione na reklamę czy marketing, które przyczyniają się do większych przychodów naszej firmy. Ze względów na charakter tych wydatków, tutaj nie ma raczej wątpliwości co do zasadności poniesionych przez nas kosztów.

Witryna internetowa, fanpage

W obecnych czasach ciężko mówić o działalności firmy w jakiejkolwiek branży bez istnienia w internecie. Koszty wydane na stworzenie, prowadzenie czy pozycjonowanie naszej strony internetowej, czy prowadzenie profilu na FB możemy spokojnie zaliczyć do kosztów naszej działalności.

7. Pojazdy

W wielu przypadkach posiadanie samochodu służbowego lub kilku w przypadku prowadzenia własnej firmy jest nieodzowne. Niestety w tym przypadku mamy do czynienia ze sporą ilością niuansów. Kwestie zakupu, sposobu eksploatacji czy utrzymania samochodu zależy od rodzaju, wartości i sposobu przeznaczenia naszego pojazdu. Najlepiej ten wariant uzgodnić z naszą księgową by uniknąć konieczności wyjaśnień.

Samochód i paliwo

Jeżeli wykorzystujemy nasz samochód prywatny do naszej działalności i chcemy jego wydatki wliczać do kosztów prowadzenia działalności, musimy prowadzić szczegółowy zapis przebiegu pojazdu połączonego z opisem w każdym miesiącu.

Kiedy posiadamy pojazd, który jest wciągnięty do środków trwałych naszej działalności, możemy natomiast zaliczyć to do kosztów za pomocą odpisów amortyzacyjnych.

Kiedy korzystam z transportu zbiorowego

Oczywiście w takim przypadku mamy możliwość odpisania kosztów, na bilety czy opłaty za przejazd, ale musimy pamiętać o to by posiadać faktury.

8. Usługi księgowe czy finansowe

Księgowość

Koszty związane z prowadzeniem naszej księgowości jak najbardziej możemy zaliczyć do kosztów naszej działalności

Leasing

W przypadku kiedy posiadamy leasing (samochodu czy sprzętu) do kosztów uzyskania przychodu naszej działalności możemy zaliczyć wszystkie opłaty dotyczące umowy leasingowej tj.

• Raty leasingu
• Opłaty wstępną
• Opłaty manipulacyjne
• Prowizję
• Także same koszty użytkowania np. serwis

Czego niestety nie wrzucimy w koszty

Koszty reprezentacyjne

               Tutaj przechodzimy do najbardziej nieokreślonych oraz najmniej konkretnej grupy wydatków, które mogą przysporzyć najwięcej problemów przedsiębiorcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami tych kosztów nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co wchodzi w kosztu reprezentacji?

No właśnie w przepisach nie ma definicji jasno określającej czym są koszty reprezentacji, dlatego te wydatki podlegają osobnej interpretacji przez urzędników. Tutaj może być tylko jedna rada, zdrowy rozsądek. Należy unikać zakupu ekskluzywnych przedmiotów uchodzących jako luksusowe, które odbiegają w znaczny sposób od charakteru prowadzonej przez nas działalności.

Kiedy nie mamy pewności

Zawsze kiedy mamy wątpliwości, jaki wydatek możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, możemy zawsze zwrócić się z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji za pomocą formularza, który znajdziemy na stronie Ministerstwa Finansów. Izba Skarbowa ma maksymalnie 3 miesiące na wydanie interpretacji.